Сегодня многие руководители понимают, насколько важно грамотно оптимизировать бизнес-процессы, внедряя новые технологии ведения бизнеса. Яркий тому пример – обработка документации, что сопровождает работу каждой организации. При традиционном подходе к данной задаче сотрудники тратят массу времени на малополезные манипуляции. К тому же, велик риск потери важно документации и информации. Не меньшая проблема – сложность в осуществлении контроля со стороны руководителя. Автоматизированная система электронного документооборота (СЭД) или ECM-система значительно упрощает работу с документацией.
СЭД помогает решать следующие задачи:
- Регистрация всей документации;
- Создание единой базы данных;
- Максимальная прозрачность документооборота;
- Возможность сохранения документов в нескольких вариантах, в том числе, на стадии редактирования;
- Исключение дублей;
- Быстрый обмен информацией.
При помощи ecm системы становится возможным за считанные минуты обрабатывать и отправлять документы. Также система позволяет устанавливать сроки и важность каждой задачи.
Нужна ли СЭД вашей компании?
Если вы замечаете, что поиск нужных документов отнимает у вас много времени, если вы отмечаете, что растет объем бумаг на вашем столе, то стоит задуматься о внедрении СЭД в вашей компании. Также автоматизация документооборота актуально в случаях, когда руководителю становится непросто уследить за тем, какие текущие поручения выполнены, какие находятся в работе или просрочены.
С помощью ECM-системы вы будете точно знать, где в данный момент находится выпущенными на согласование документ. К тому же, нельзя забывать о том, что скорость согласования документации положительно влияет на работу и имидж фирмы в целом.
Готовые решения и решения СЭД на заказ вы можете получить на сайте docspace.ru